Le “previsioni del tempo” del … processo telematico!!

Mentre sulla nostra penisola l’arrivo della stagione autunnale ha definitivamente archiviato la calda estate riportando la “colonnina di mercurio” verso il basso, il “clima” del processo telematico, a seguito delle riforme normative apportate dal DL 83/15 e dalla relativa legge di conversione, continua ad essere connotato da “temperature” altissime in considerazione dell’attesa per le novità che presto andranno ad aggiungersi a quelle che hanno caratterizzato l’estate appena trascorsa.

L’autunno e l’inverno del processo telematico saranno tutt’altro che "freddi", considerando che dovremo conoscere quali saranno:

1) le modalità da adottare per attestare la conformità della copia informatica allorquando la stessa dovrà essere apposta su separato documento informatico;

2) le regole tecniche e le specifiche tecniche del processo amministrativo telematico la cui entrata in vigore, ulteriormente differita dal DL. 83/15 al 1 gennaio 2016, è comunque ormai prossima;

3) le disposizioni che verranno dettate relativamente alle cosi dette “copie di cortesia”;

4) i risvolti pratici della norma che da una parte dispone che gli atti di parte ed i provvedimenti dei giudici depositati telematicamente devono essere redatti in maniera sintetica ma che, dall’altra, non indica i parametri oggettivi ai quali attenersi.

Vestendo indegnamente i panni di “meteorologo” condividerò le mie previsioni relativamente alle questioni sopra accennate.

1) le modalità da adottare per attestare la conformità della copia informatica allorquando la stessa dovrà essere apposta su separato documento informatico.

L’art. 16 undecies comma 3 del DL 179/12 così come introdotto dalla L. 132/15 dispone che ove l’attestazione di conformità sia apposta su un documento informatico separato, l'individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche del responsabile dei servizi telematici del ministero della giustizia.

Ad oggi, nemmeno a dirlo, tali modalità sono ancora ignote, non essendo state pubblicate le modifiche alle specifiche tecniche.

Sul punto, quali previsioni possono farsi?

Sicuramente le nuove modalità confermeranno che l’avvocatura, nell’esercizio dei poteri di autentica, non dovrà più applicare le disposizioni delle regole tecniche dettate dal DPCM del 13.11.2014 e, conseguentemente, non ci saranno più “temporali” (nel senso di riferimenti temporali) ne “precipitazioni a carattere nevoso” che obbligheranno a (ri)lasciare le “impronte” (hash) sul terreno dell’autentica; ciò è insito nello spirito della norma considerando che la stessa espressamente e logicamente così deve interpretarsi in quanto non avrebbe alcun senso prevedere, come nuove modalità di attestazione, quelle già disposte dal DPCM citato.

E fin qui … la previsione è facile.

Ma… come potranno essere queste nuove modalità?

Leggendo attentamente l’articolo 19 lettera b) del DL 83/15, non può sfuggire come il legislatore, a proposito della modalità di attestazione di conformità della copia informatica su documento informatico separato, prevedesse che in quest’ultimo dovessero essere presenti “… i dati essenziali per individuare univocamente la copia a cui si riferisce”. Molto probabilmente (come già ho avuto modo di rilevare in altro scritto del 25 giugno 2015) il legislatore voleva sostituire “riferimento temporale” e “hash” con dati non informatici e più semplici da ricavare quali, ad esempio, il numero di registro generale o l’ufficio giudiziario del procedimento relativo alla provenienza di quel documento informatico o analogico dal quale poteva essere estratta o effettuata la copia informatica ma avendo, in tale norma, fatto riferimento alla copia informatica per ricavare i dati univoci da inserire nell’attestazione di conformità apposta su documento informatico separato, non poteva (purtroppo e prudenzialmente) assolutamente prescindersi da hash e riferimento temporale.

La legge di conversione ha poi cambiato il contenuto del citato articolo rimandando, per la modalità di attestazione di conformità di copia informatica su documento informatico separato, alle ancora non emanate modifiche alle specifiche tecniche del PCT; le stesse però, a mio modesto avviso, non potranno non tener conto della volontà (formalmente espressa in maniera confusionaria e maldestra) già manifestata dal legislatore nell’art. 19 DL. 83/15 ante conversione e quindi indicare nel documento informatico separato, dati storici del procedimento e non più dati informatici riferiti alla copia informatica.

Inutile dirvi però che, il modo più semplice e anche quello più ovvio per attestare la conformità delle copie informatiche sarebbe quello di considerarle conformi con la semplice sottoscrizione digitale; il legislatore ci ha conferito tale potere e noi ben sappiamo quali sarebbero le conseguenze penali, professionali e deontologiche, di una falsa attestazione e ciò a prescindere dalle modalità con le quali la stessa debba essere apposta. E’ quindi come se il legislatore volesse richiamare la nostra attenzione sull’importanza di tale atto e ciò, senza tanti giri di parole … tradotto volgarmente significa che di noi si fida … ma non troppo!!    

In attesa della pubblicazione e dell’entrata in vigore delle modifiche alle specifiche tecniche del PCT, come più volte scritto e affermato, sono fermamente convinto (e come me lo sono anche altri Colleghi appassionati e studiosi della materia) che:

1) non si potranno attestare la conformità delle copie informatiche su documento separato (comma 3 art. 16-undecies);

2) non si potranno notificare tramite PEC atti/provvedimenti in origine formati su supporto analogico (ad esempio: copie esecutive) in quanto l'ultimo periodo del comma 3 dell'art. 16-undecies prevede che "se la copia informatica è destinata alla notifica, l'attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione" (relata di notificazione = atto separato) con ciò quindi non essendo possibile, ai fini dell'attestazione di conformità, utilizzare quanto disposto dal comma 2 dell'art. 16 undecies apponendo l'attestazione all'interno del medesimo documento informatico considerando altresì che la legge di conversione ha modificato anche l'art. 3-bis L. n. 53 del 1994 (notifiche in proprio tramite PEC) il quale adesso, per le attestazioni di conformità, rimanda alle modalità indicate dall'art. 16-undecies.

3) si potranno notificare tramite PEC, solo duplicati informatici che, in quanto tali, non richiedono attestazione di conformità alcuna;

4) si potranno effettuare le attestazioni di conformità, previste dagli artt. 518, 543 e 557 c.p.c. (procedure esecutive), inserendo l'attestazione di conformità esclusivamente all'interno della copia informatica utilizzando quanto disposto dal comma 2 dell'art. 16-undecies;

5) si potranno effettuare le attestazioni dettate dall'art. 16-decies (introdotte dal D.L. n. 83 del 2015) solo con le modalità previste dal comma 2 art. 16-undecies e quindi, anche in questo caso, inserendo l'attestazione di conformità esclusivamente all'interno della copia informatica.

Altri Colleghi invece sono di opinione diametralmente opposta ritenendo che proprio dal contenuto dall’art. 16 undecies si rilevi e si evinca la assoluta possibilità di notificare tramite PEC anche copie informatiche.

E’ normale che la dottrina si divida, il confronto aiuta (tutti) a crescere; sono fermamente convinto di quanto più sopra dedotto ma, nel contempo, ho il massimo rispetto per chi sostiene orientamento diverso dal mio. Solo quando verranno pubblicate le modifiche alle specifiche tecniche sarà possibile comprendere quale, delle opposte dottrine, avrà meglio interpretato il contenuto della disposizione citata. 

2) le regole tecniche e le specifiche tecniche del processo amministrativo telematico.

In mancanza di ulteriore rinvio (sarebbe il terzo) il 1 gennaio 2016 entrerà in vigore, nel processo amministrativo, l’obbligatorietà del deposito telematico, per tutte le parti del processo, di atti (sottoscritti digitalmente) e documenti.

Ciò naturalmente se, prima della data indicata, verranno pubblicate le relative regole e specifiche tecniche la cui mancata pubblicazione ha comportato lo slittamento del PAT prima dal 1 gennaio 2015 al 1 luglio 2015 e poi, da tale data, al 1 gennaio 2016.

Conoscere le regole tecniche significa conoscere sia gli strumenti necessari al professionista per poter interagire  con il PAT sia le modalità operative attraverso le quali tale interazione dovrà avvenire.

Le modifiche apportate al processo amministrativo dalla legge 132/15 consentono comunque di poter affermare con certezza che, quanto agli strumenti, non dovrebbero esserci particolari sconvolgimenti o sorprese rispetto a quelli già utilizzati per il deposito telematico nel processo civile: posta elettronica certificata e firma digitale, anche nel PAT, saranno indispensabili; la PEC sarà lo strumento con il quale verranno veicolate le comunicazioni da parte delle cancellerie e la firma digitale il mezzo con il quale sottoscrivere digitalmente gli atti.       

La più assoluta incertezza invece regna sulle modalità operative con le quali i Colleghi dovranno effettuare i depositi degli atti e dei documenti.

Anche nel PAT ci sarà una “busta” telematica da inviare e di apposito software per prepararla come siamo soliti fare nel processo civile?

Ritengo di no, in quanto non si sentono “rumors”, provenienti dalle software house, di programmi che le stesse abbiano allestito o stiano allestendo per il PAT.

Per esclusione, quindi, è possibile ipotizzare l’utilizzo del portale della Giustizia Amministrativa il quale, negli ultimi anni, è stato completamente “ristrutturato” e che al suo interno contiene sia il Portale dell’Avvocato che il Portale del Magistrato.    

Probabilmente, se così sarà, depositeremo i nostri atti e documenti nel PAT, dopo averli firmati digitalmente, o utilizzando come “mezzo di trasporto” la PEC o tramite un sistema di “upload”.

Saranno altresì sicuramente contenute, nelle regole e specifiche tecniche, anche apposite disposizioni per le notifiche in proprio degli avvocati tramite PEC, la cui ammissibilità, in assenza delle citate disposizioni, ha visto la giurisprudenza pronunciarsi in maniera diametralmente opposta anche se, l’ultima decisione del Consiglio di Stato, sembrerebbe aver definitivamente ammesso l’utilizzo di tale sistema di notifica.

3) le disposizioni che verranno dettate relativamente alle cosi dette “copie di cortesia”.

Secondo alcuni, a dire il vero, molti, sarebbe in arrivo, una perturbazione che, obbligatoriamente, farebbe “piovere” in tutti gli Uffici Giudiziari, le “copie di cortesia” aggiungendosi tale deposito tradizionale a quello telematico già obbligatoriamente previsto, sia in Tribunale che in Corte d’Appello, degli atti endoprocessuali.

Ciò a seguito della modifica apportata dalla legge 132/15 all’art. 16 bis comma 9 del DL. 179/12 che adesso così recita:

“9. Il giudice può ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti per ragioni specifiche. Fatto salvo quanto previsto dal periodo precedente, con decreto non avente natura regolamentare il Ministro della giustizia stabilisce misure organizzative per l'acquisizione anche di copia cartacea degli atti depositati con modalità telematiche nonché per la riproduzione su supporto analogico degli atti depositati con le predette modalità, nonché per la gestione e la conservazione delle predette cartacee. Con il medesimo decreto sono altresì stabilite le misure organizzative per la gestione e la conservazione degli atti depositati su supporto cartaceo a norma dei commi 4 e 8, nonché ai sensi del periodo precedente.”.

Tutte le rappresentanze dell’Avvocatura, non appena a conoscenza della norma, sono insorte, nel timore che, in tal maniera, si preannunciasse l’obbligatorietà del deposito cartaceo di quanto già oggetto di deposito telematico.

A mio modo di vedere, anche a seguito dei due comunicati emessi dal Ministro della Giustizia,   l'emanando decreto non mira ad introdurre l'obbligo del deposito cartaceo di tutto ciò che telematicamente viene depositato dalle parti ma solo a disciplinare come debba essere gestita dalla cancelleria:

1) l'acquisizione delle copie cartacee depositate dai difensori su ordine del giudice o in applicazione di prassi concordate tra COA e uffici giudiziari (l'acquisizione anche di copia cartacea degli atti depositati con modalità telematiche), in quest'ultimo caso prevedendo anche le ipotesi in cui è ammissibile l'acquisizione della copia di cortesia, nonché quelle che la cancelleria stampa su richiesta del giudice (riproduzione su supporto analogico degli atti depositati con le predette modalità);

2) la conservazione degli atti e documenti cartacei di cui sopra nonché di quelli depositati in analogico a seguito di autorizzazione del Presidente del Tribunale o del giudice rilasciata in caso di non funzionamento dei sistemi informatici del dominio giustizia, così come stabilito dai commi 4 e 8 dell'art. 16-bis D.L. n. 179 del 2012 (la conservazione degli atti depositati su supporto cartaceo a norma dei commi 4 e 8, nonché ai sensi del periodo precedente).

Se il fine perseguito dal legislatore è questo il Ministro dovrebbe indicare, ad esempio, sia se e come le copie cartacee depositate debbano essere inserite nel fascicolo processuale considerando che, sul punto, la Circ. 28 ottobre 2014 del Ministero della Giustizia prevede che "...le copie in questione non devono essere inserite nel fascicolo processuale" e ove le stesse vengano comunque materialmente inserite nel fascicolo cartaceo "...il Cancelliere non dovrà apporvi il timbro di deposito o altro equivalente, onde non ingenerare confusione", sia le ipotesi in cui sarà ammissibile l'acquisizione della copia di cortesia; analoga indicazione dovrebbe poi essere fornita anche relativamente alle copie cartacee di atti e documenti stampati dalla cancelleria su richiesta del giudice, ipotesi questa prevista dalla citata circolare.

Confermerebbe, altresì, tale interpretazione anche il tipo di atto con il quale il Ministro della Giustizia dovrà stabilire le citate "misure organizzative": un decreto non avente natura regolamentare che, per sua natura, appartiene alla tipologia di atti generali non normativi privi, quindi, di valore normativo ed inidonei ad innovare l'ordinamento giuridico, così come più volte e ripetutamente chiarito dalla Cassazione per la quale tali decreti possono solo specificare le modalità tecniche operative di preesistenti norme impositive di obblighi in capo ai destinatari e non anche, quindi, nuovi o diversi obblighi.

Ciò posto, premessa l'inesistenza di una norma che già disponga l'obbligo di depositare copia cartacea di tutto ciò che viene depositato in telematico ne consegue, da un punto di vista logico giuridico che, con tale decreto, il Ministro non possa assolutamente introdurre nuovi o diversi obblighi.

4) gli atti di parte ed i provvedimenti dei giudici depositati telematicamente devono essere redatti in maniera sintetica.

La norma in questione (art. 16  bis comma 9 octies DL 179/12) appare avvolta da una fitta nebbia al punto che sembrerebbe indispensabile un nuovo intervento del legislatore il quale, infatti, se da un lato dispone che giudici e parti devono redigere in maniera sintetica gli atti da depositarsi telematicamente, dall’altra dimentica di attribuire un parametro oggettivo che possa, univocamente, individuare quando la redazione dell’atto non possa intendersi rispettosa della norma stessa.

E’ chiaro che per Tizio potrebbe essere sintetico l’atto contenuto nei limiti della 5 pagine, per Caio quello contenuto nei limiti di10 pagine e per Sempronio quello contenuto nei limiti di 15 pagine; ma chi dei tre avrebbe ragione? E a chi dei tre il giudice potrebbe dare, in maniera oggettiva, ragione?

Quali le conseguenze relative ad una memoria ritenuta in contrasto con la norma se la stessa non prevede nessuna sanzione?

La norma giuridica, lo ricordo a me stesso, deve essere sempre interpretata sia tenuto conto il significato letterale delle singole parole e frasi da cui è formata, sia utilizzando la logica, ossia la c.d. “ratio legis” attribuendole il significato in relazione al fine che la stessa persegue; il fine è facilmente comprensibile: comprimere il diritto del difensore impedendogli di scrivere quanto dallo stesso ritenuto opportuno per spiegare le ragioni della parte rappresentata (anche se, onestamente, dovremmo tutti riconoscere che, in alcuni casi, qualche Collega esagera).

Quanto alle conseguenze, potrebbero in via analogica, essere trasfuse quelle contenute nell’art. 96 c.p.c. ma … ammesso e non concesso ciò, è costituzionalmente possibile affidare alla discrezionalità del giudicante stabilire, in mancanza di parametri posti dal legislatore, quale sia il limite di pagine, superato il quale la norma dovrebbe considerarsi violata?

A mio avviso … assolutamente no.

Per tale motivo ritengo che tale disposizione sia stata così emanata o, per usare un eufemismo, per mera disattenzione del legislatore o, se quest’ultimo è stato attento, con un fine unicamente esplorativo, ossia osservare le reazioni dell’avvocatura e delle rappresentanze della stessa, percepirne i malumori e solo dopo stabilire limiti e conseguenze. 

Insomma … l’estate è finita ma l’autunno e l’inverno del processo telematico si preannunciano caldissimi!!

Teramo 5 ottobre 2015

Avv. Maurizio Reale