Osservazioni e riflessioni pratiche volte a chiarire alcuni dubbi inerenti le comunicazioni telematiche.

Cercherò, in questo articolo, di fugare alcuni dubbi in merito alle comunicazioni telematiche (biglietti di cancelleria) soprattutto a seguito dell’entrata in vigore della nuova formulazione dell’art. 136 c.p.c. il quale così dispone:

Art. 136 c.p.c. Comunicazioni

(modificato dalla L. 183/2011)

Il cancelliere, con biglietto di cancelleria in carta non bollata, fa le comunicazioni che sono prescritte dalla legge o dal giudice al pubblico ministero, alle parti, al consulente, agli altri ausiliari del giudice e ai testimoni, e dà notizia di quei provvedimenti per i quali è disposta dalla legge tale forma abbreviata di comunicazione.

Il biglietto è consegnato dal cancelliere al destinatario, che ne rilascia ricevuta, ovvero trasmesso a mezzo posta elettronica certificata, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici.

Salvo che la legge disponga diversamente, se non è possibile procedere ai sensi del comma che precede, il biglietto viene trasmesso a mezzo telefax, o è rimesso all’ufficiale giudiziario per la notifica.

Il Ministero della Giustizia tramite D.G.S.I.A. con la nota 0002528.U del 31 gennaio 2012 (consultabile qui) comunicava alle Corti d'Appello, Tribunali e COA indicati nella detta nota che, “…a DECORRERE DAL 31 GENNAIO 2012 LE COMUNICAZIONI INVIATE TRAMITE PEC AVRANNO PIENO VALORE LEGALE…”, in considerazione del fatto che per gli Uffici Giudiziari in elenco era stata accertata l’installazione e l’idoneità delle attrezzature informatiche, la funzionalità dei servizi di comunicazione dei documenti informatici e del sistema PEC del Ministero della Giustizia.

Fino al 31 gennaio 2012 le uniche comunicazioni telematiche con valore legale erano quelle disciplinate dall’art. 51 decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 in forza del quale “…le notificazioni e comunicazioni di cui al primo comma dell’art. 170 c.p.c., la notificazione di cui al primo comma dell’art. 192 c.p.c. e ogni altra comunicazione al consulente sono effettuate per via telematica… nel rispetto della normativa, anche regolamentare, relativa al processo telematico, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici” a decorre dalla data fissata con decreto dal Ministero della Giustizia dopo aver sentito il parere dell’Avvocatura Generale dello Stato, il Consiglio Nazionale Forense e i Consigli dell’Ordine degli Avvocati interessati.

E’ necessario chiarire subito che la nuova formulazione dell’art. 136 c.p.c. non ha abrogato o modificato quanto disposto dall’art. 51 del d.l. 25.06.2008 n. 112 e quindi è possibile affermare con assoluta certezza, la coesistenza delle due norme pur essendo completamente diversa la procedura attraverso la quale viene a determinarsi il riconoscimento del valore legale delle comunicazioni nell’uno e nell’altro caso. Tale certezza è confermata da DGSIA con una propria nota interpretativa  (n. 32658.U del 29/11/2011)  pubblicata dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Venezia .

A seguito dell’entrata in vigore del nuovo testo dell’art. 136 c.p.c. i Colleghi dei fori ricompresi nella nota di DGSIA del 31 gennaio 2012 (vedi sopra) hanno cominciato a ricevere le comunicazioni da parte delle cancellerie a mezzo PEC e molti di loro hanno lamentato e segnalato la carente o incompleta informazione del messaggio ricevuto a mezzo PEC e soprattutto, nella maggior parte dei casi, la mancanza di un file PDF allegato dal quale evincere l’originario documento (provvedimento) cartaceo.

Vediamo quindi a tal proposito cosa dispone il contenuto delle specifiche tecniche emanate il 18 luglio 2011 (consultabili qui) ed in modo particolare il disposto dell’art. 17:

ART. 17

(Comunicazioni per via telematica – art. 16 del regolamento)

1. Il gestore dei servizi telematici provvede ad inviare le comunicazioni per via telematica, provenienti dall’ufficio giudiziario, alla casella di posta elettronica certificata del soggetto abilitato esterno destinatario, recuperando il relativo indirizzo sul ReGIndE; il formato del messaggio è riportato nell’Allegato 8; la comunicazione è riportata nel corpo del messaggio nonché nel file allegato Comunicazione.xml (il relativo DTD è riportato nell’Allegato 4).

2. La cancelleria o la segreteria dell’ufficio giudiziario, attraverso apposite funzioni messe a disposizione dai sistemi informatici di cui all’articolo 10, provvede ad effettuare una copia informatica in formato PDF di eventuali documenti cartacei da comunicare; la copia informatica è conservata nel fascicolo informatico.

3. Il gestore dei servizi telematici recupera le ricevute della posta elettronica certificata e gli avvisi di mancata consegna dal gestore di PEC del Ministero e li conserva nel fascicolo informatico; la ricevuta di avvenuta consegna è di tipo breve.

Non a caso ho evidenziato alcune parti del citato articolo in quanto, dall’attento esame delle stesse, è possibile evincere come non tutte le comunicazioni telematiche dovranno necessariamente avere anche l’allegato PDF.

A mio modesto avviso e per (spero) logica deduzione, tutte le comunicazioni telematiche inerenti, ad esempio, a semplici rinvii dell’udienza verranno recapitate tramite PEC avendo come unica informazione il testo della comunicazione ma non anche l’allegato PDF della medesima e ciò perché il messaggio PEC sostituisce a tutti gli effetti la comunicazione cartacea in quanto (se raffrontato) il contenuto è il medesimo della predetta comunicazione cartacea ed è redatto e inviato dalla Cancelleria come avviene per il documento cartaceo.

Se al contrario, la cancelleria dovrà comunicarci, ad esempio, lo scioglimento di una riserva che ha come presupposto un provvedimento del Giudice, in caso di invio telematico riceveremo una PEC in cui troveremo sia il messaggio testuale con le principali informazioni della comunicazione sia l’allegato PDF (copia informatica) riproducente il provvedimento (cartaceo) del Giudice.

In estrema sintesi:

1) semplice comunicazione della cancelleria = PEC con solo messaggio di testo

2) comunicazione della cancelleria a seguito di provvedimento del Giudice = PEC con messaggio di testo e con allegato PDF del provvedimento.

Riporto, per miglior comprensione, due immagini di una comunicazione telematica a me pervenuta.

La prima immagine rappresenta il contenuto testuale della PEC ricevuta.

Attenzione: non dobbiamo limitarci a consultare questa schermata in quanto, per visualizzare tutta la comunicazione inviataci dalla cancelleria dovremo cliccare su “postacert.eml” così come indicato dalla freccia.

Una volta cliccato su “postacert.eml” vedremo la comunicazione al completo ove potremo constatare l’esistenza (e visualizzare) di allegati.

Nel caso di specie, trattandosi di un mero differimento di udienza, non c’è nessun allegato PDF; nel caso di comunicazione relativa a precedente provvedimento del Giudice, nell’immagine sopra ritratta accanto ai due file allegati IndiceBusta.xml e Comunicazione.xml (per facilità di comprensione inseriti, nell’immagine, nel rettangolo rosso) avremmo trovato un terzo file dal nome “AttoABCpdf.zip”.

Mancanza di dati all’interno del testo PEC della comunicazione telematica:

Nella seconda immagine è possibile constatare come il testo contenga tutti gli elementi (dati) necessari al difensore per identificare il procedimento.

Molti però segnalano che questa comunicazione testuale a volte sia carente di alcuni dati tale da rendere impossibile o quanto meno difficoltosa l’identificazione del procedimento cui la stessa si riferisce.

A chi addebitare la responsabilità in situazioni del genere?

Ci viene in aiuto DGSIA il quale, nella nota già citata, informa che “…a seguito della suddetta attivazione, il sistema informatizzato di gestione dei registri (SICID e SIECIC) invia in automatico le comunicazioni attraverso messaggi di PEC e gestisce le relative ricevute. Essendo quindi il sistema di comunicazione integrato e automatico, non è consentito l’accesso manuale da parte degli Uffici alla casella di PEC di cui all’art. 4 del citato D.M. 44/2011 …”.

Ciò significa che la mancanza di alcuni dati nella comunicazione telematica dipende da una incompleta anagrafica dei registri SICID e SIECIC presenti in un determinato Tribunale e quindi dipende da chi ha caricato materialmente i dati di un determinato fascicolo nel registro SICID o SIECIC.

A tal proposito e a titolo di mero esempio, saranno in molti a ricordare come alcuni Colleghi non riuscissero a visualizzare i propri fascicoli attraverso il sistema POLISWEB soprattutto nel periodo successivo alla sua introduzione; ciò dipendeva dal fatto che l’identificazione del professionista avveniva (e avviene ancora oggi) attraverso la lettura del certificato presente sulla sua BKey – firma digitale (altrimenti detta “chiavetta usb) e quindi attraverso il codice fiscale contenuto dal certificato. E’ chiaro che se nell’anagrafica del registro del Tribunale il codice fiscale del professionista non era stato inserito o era stato inserito in maniera errata, lo stesso mai e poi mai avrebbe potuto visualizzare il fascicolo relativo la cui anagrafica era carente o errata nell’indicazione del codice fiscale.

Conseguenze e rimedi relativi ad una comunicazione telematica a mezzo PEC contenente dati incompleti o carente dell’allegato PDF del provvedimento (in quest’ultimo caso, naturalmente, solo ove il provvedimento doveva essere allegato in formato PDF).

In entrambe le ipotesi e soprattutto nella seconda essendo compito della cancelleria o della segreteria dell’ufficio giudiziario, provvedere ad effettuare una copia informatica in formato PDF di eventuali documenti cartacei da comunicare (cfr. art. 17 n. 2 delle specifiche tecniche del 18 luglio 2011) e soprattutto nel caso in cui la incompleta o addirittura carente comunicazione pregiudichi il professionista al punto che lo stesso, causa la mancata conoscenza del provvedimento, sia incorso (senza nessuna colpa) in una decadenza ritengo che l’unico rimedio esperibile sia quello previsto dall’art. 153 c.p.c. ossia la richiesta di rimessione in termini.

Spero che l’articolo possa aver fugato qualche dubbio; caso contrario non esitate a contattarmi (per questa o altre problematiche inerenti al PCT) alla seguente email: maurizio.reale@libero.it

Teramo 2 marzo 2012

Avv. Maurizio Reale